Poradnik petenta

Sposób i terminy załatwiania spraw

Wpływająca do Urzędu korespondencja oraz podania, wnioski itp. przyjmowana jest w sekretariacie /pokój nr 15 - I piętro/ i po otwarciu przekazywana  Wójtowi lub do Sekretarza Gminy do rozpisania. Korespondencję przejrzaną i zadekretowaną sekretariat dzieli zgodnie z dyspozycją Wójta i za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym przekazuje na odpowiednie stanowisko pracy.

Sprawy wpływające do Urzędu załatwiane są odręcznie lub korespondencyjnie.

Forma odręczna jest szybkim sposobem załatwienia sprawy. Polega ona na tym, że pracownik, jeżeli jest to możliwe udziela odpowiedzi przy pomocy telefonu lub w bezpośredniej rozmowie z zainteresowanym, spisując odręczną notatkę służbową lub adnotację  na aktach.

Korespondencyjny sposób załatwienia sprawy wymaga sporządzenia przez pracownika zajmującego się sprawą odpowiedzi na piśmie i po podpisaniu przez przełożonego przesłanie jej do zainteresowanego lub zainteresowanych.

Sprawy w Urzędzie załatwiane są według kolejności ich wpływu lub stopnia ważności.

Jeżeli załatwienie sprawy w terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego.

Rozpatrzenie podania, dokonanie czynności urzędowych, a także wydanie zaświadczenia lub zezwolenia podlegającego opłacie skarbowej uzależnione jest od uiszczenia tej opłaty w stosownej wysokości.

Jeżeli podanie, wniosek itp. zostało wniesione bez opłaty, pracownik wzywa osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty skarbowej z pouczeniem, że w razie niewykonania tego obowiązku, podanie, wniosek itp. zostanie pozostawione bez odpowiedzi.

Terminy załatwienia sprawy przez urząd

Sprawy powinny być załatwiane w urzędzie bez zbędnej zwłoki. Warunkiem niezwłocznego załatwienia sprawy jest przedstawienie przez zainteresowaną osobę odpowiednich dokumentów. Urząd powinien także załatwić sprawę niezwłocznie, jeżeli posiada wszystkie informacje potrzebne do jej załatwienia lub gdy nie wymaga to gromadzenia dowodów, informacji lub wyjaśnień.
Z punktu widzenia obywatela najkorzystniejsze jest oczywiście załatwianie spraw od ręki, w czasie pierwszej bytności w urzędzie. Najczęściej jednak na rozstrzygnięcie sprawy trzeba poczekać. W takim wypadku urząd powinien poinformować o tym obywatela i określić termin, w jakim to rozstrzygnięcie nastąpi. Na jego żądanie urząd zobowiązany jest przesłać wydaną decyzję lub postanowienie pod wskazanym adresem.
Jeżeli konieczne jest wyjaśnianie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących sprawy, urząd powinien te okoliczności wyjaśnić oraz rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca od dnia złożenia wniosku wraz z dokumentami.
 
Jeżeli sprawa jest wyjątkowo skomplikowana, wówczas urząd ma dwa miesiące na jej rozpatrzenie.
 
Jeżeli strona odwołuje się od decyzji lub postanowienia do organu wyższego stopnia, wówczas ta instancja powinna rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca. Niekiedy terminy, o których mowa powyżej, mogą zostać przekroczone. Przedłużenie terminów może nastąpić w szczególności wówczas, gdy opóźnienie wynika z winy samego zainteresowanego (np. jeżeli nie dostarczył on dokumentów, do których dostarczenia był zobowiązany) albo z przyczyn niezależnych od urzędu (np. jeżeli urząd nie może działać z powodu powodzi). Urząd powinien o spodziewanym przekroczeniu terminu powiadomić zainteresowanego, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.  Podstawa prawna: art. 35 i art. 36 oraz art. 12 k.p.a.
 
[Wymagane dokumenty]
Przed złożeniem wniosku w określonej sprawie należy dowiedzieć się, jakie dokumenty będą musiały być złożone razem z tym wnioskiem.
 
Szczegółowej informacji na ten temat powinien udzielić urzędnik, zajmujący się załatwianiem danego rodzaju spraw. Należy się upewnić, czy informacja o wymaganych dokumentach jest pełna, tj. upewnić się, czy wiemy jakie dokumenty musimy dostarczyć oraz w jakiej formie powinny one zostać dostarczone (np. oryginały, kopie, kopie poświadczone notarialnie). Niekiedy akceptowane jest dostarczenie kopii dokumentów za pomocą faksu. Warto upewnić się także, w jakich godzinach przyjmowane są wnioski lub inne dokumenty.
 
Dla zaoszczędzenia czasu można zwrócić się o udzielenie takiej informacji telefonicznie. W przypadku kontaktów telefonicznych dobrze jest poprosić urzędnika o podanie nazwiska, tak żeby w dalszych kontaktach powoływać się na tę osobę.
 
Jeżeli osobista wizyta w urzędzie nie jest nadmiernie uciążliwa, to wymagane informacje można uzyskać na miejscu. W wielu urzędach informacje na temat wymaganych dokumentów znajdują się w gablotach. Często udostępnione są tam również wzory prawidłowego wypełnienia formularzy. Po przyjściu do urzędu należy zatem sprawdzić, czy potrzebne nam informacje nie zostały już udostępnione w takiej formie.
 

© 2002-2008 Urząd Gminy Grabowiec - 22-425 Grabowiec mailto: grabowiec@poczta.internetdsl.pl

Projekt i wykonanie - Tadeusz Halicki - tel/fax: (084) 651-24-66 - e-mail: thalicki@poczta.onet.pl